3 QUICK WINS pour répondre à un questionnaire RFP


Répondre à un questionnaire RFP peut s’avérer long et fastidieux avec une sensation de déjà vu au fil du questionnaire.

Or, c’est un exercice décisif qui demande de l’habileté et de la stratégie ! Car oui, il convient d’être subtil dans la réponse aux questions posées par l’acheteur pour le convaincre.

Suivre ces 3 QUICK WINS c’est vous donner davantage de chances pour réussir cet exercice !

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Répondre au pourquoi
Rédiger pour le client

1. Avant toute chose, comme on vous le rabâchait à l’école :

LIRE L’INTÉGRALITÉ DU QUESTIONNAIRE


En effet, quand vous aurez connaissance de l’intégralité des questions, vous pourrez construire votre plan de réponse. Celui-ci vous permet de distiller vos informations stratégiques sans être redondant (l’entreprise, votre organisation, les moyens pour répondre à ce client, vos avantages concurrentiels, vos points forts, les bénéfices pour ce client…).

2. Maintenant que vous avez élaboré votre plan de réponse, c’est parti vous vous lancez dans l’exercice de réponse. N’oubliez pas de

RÉPONDRE AU POURQUOI DE CHAQUE QUESTION !


Chaque question a été posée dans un objectif précis, ayez-le toujours en tête ! Si l’acheteur vous demande votre chiffre d’affaires des 3 dernières années, ne répondez pas seulement XX€, XX€ et XX€. Derrière cette question, il cherche à analyser la pérennité de votre entreprise et son dynamisme. Donnez-lui les chiffres bien sûr, mais surtout expliquez-les et présentez vos futurs objectifs.

Et si l’acheteur vous interroge sur votre organisation pour répondre à cette offre et les moyens que vous allez déployer, montrez lui que vous avez la meilleure organisation, le meilleur management, les meilleurs équipes avec des PREUVES. Les preuves sont multiples : les diplômes, les formations, l’expérience de vos collaborateurs… En répondant au questionnaire, intégrez toujours et subtilement les arguments différenciateurs de votre offre.

Découvrez notre infographie « RFP : comment jouer le jeu des questions / réponses sans perdre le fil de sa stratégie ?« 

3. N’oubliez pas que vous REDIGEZ pour votre client,

Mettez-vous toujours à sa place.


Se mettre à la place du lecteur c’est :

  • se recentrer sur ses besoins, à la manière dont votre solution / produit lui apportera un réel plus
  • penser à son environnement, à la façon dont il interprétera vos arguments
  • donner de la substance pour la notation, bref rendez-lui service !

En complément à ces bonnes pratiques, il vous faut bien sûr disposer d’un référentiel d’argumentaires validé et accessible par tous les contributeurs. Il est inutile de réinventer la roue à chaque questionnaire ! En outre, comme dans tout process lié aux Réponses à Appel d’Offres, vous devez élaborer un parcours de contribution et de validation limpide et efficace. Beau challenge, n’est-ce pas ?

Jack in the Box propose une solution logicielle de Proposal Management pour vous permettre d’être efficace et performant sur cet exercice, à découvrir ici :

Découvrir la solution Questions/Réponses